OM KAMPAGNEN: "Den kommunikerende kollega"
Roskilde Bibliotekerne ønsker at skærpe alle medarbejderes opmærksomhed omkring, hvordan vi kommunikerer. Det handler ikke om, hvorvidt vi kommunikerer eller ej. Faktum er, at vi hele tiden kommunikerer. Den afgørende forskel består i, om vi er bevidste om vores mange signaler og om vi er i stand til at målrette dem, så vi kommer igennem med vores budskab. Et enkelt ord, en lille bevægelse eller et særligt tonefald kan være afgørende for, hvordan vores budskab bliver opfattet af modtageren. Og i visse tilfælde, om det overhovedet bliver modtaget.

Det sku' være så let...
Kommunikation kan være mange ting og kan virke på mange forskellige niveauer. Nogle gange er den tydelig - andre gange skal man kigge en gang for at forstå budskabet. Tidligere havde man en kommunikationsopfattelse, der byggede på en "transport-model". Man var af den overbevisning at det var muligt at - så at sige - åbne en kanal og deri transportere et budskab (100 %) fra en afsender til en modtager. Denne opfattelse byggede på den forestilling, at hvis budskabet ikke kom klart igennem, lå fejlen fortrinsvist hos modtageren. I dag er det nærmere omvendt.

100% kommunikation bliver i dag betragtet som en umulighed. Nu er det samtidig acceptabelt, at modtageren har sin egen tolkning af, hvad bliver sagt/vist/fortalt. Denne udvikling i vores opfattelse af kommunikation betyder, at vi i dag skal tænke mere på, hvordan andre opfatter et budskab mere end hvordan man selv gør.... det er ikke så nemt som det ser ud.

Den er der hele tiden
Organisatorisk har kommunikation tidligere været lodret. Nu er den ofte mere vandret. Eller den er i hvert fald ikke lige... Kommunikationen følger os, hvor vi står og går. Også når vi forlader biblioteket. Kommunikationen er der altså hele tiden – hvad enten vi vil det eller ej. Og det er udgangspunkt for kampagnen for Den kommunikerende kollega.

Målgruppe: Alle medarbejdere på Roskilde Bibliotekerne.

Markedsføring: Vi lancerer kampagnen på intranettet i ugerne op til start samt på afdelingsmøder. Kampagnen vil være synlig i hele huset via plakater. Hver medarbejder vil også få en lille papirslip med en reminder om at dagens øvelse ligger i indbakken.

Tidsplan: Markedsføring starter fredag den 10. oktober (nedtælling på intranet + plakater) og kører i uge 42. Selve øvelserne starter den 21. oktober og varer til og med den 7. november.

Om øvelserne
Den kommunikerende kollega er tilrettelagt ud fra 8 lettilgængelige og humoristiske øvelser. De kræver ingen forberedelser, før de skal udføres. Øvelserne tager udgangspunkt i genkendelige arbejdssituationer for de ansatte på Roskilde Bibliotekerne. Samtidig søger øvelserne at sprede sig over forskellige flere forskellige kommunikationsformer (mundtlig, skriftlig, fysisk), for på den måde at illustrere et af de centrale budskaber i Den kommunikerende kollega: Kommunikationen er der hele tiden...

Øvelsesformen: Kampagnen består af ”guerilla-øvelser”, som sendes ud på mail. Øvelserne laves to og to. Man har den samme makker gennem alle øvelser og vælger selv sin makker. Øvelserne kan laves henover skrivebordet, på gangen, i kantinen eller hvor folk vil. Det er ikke ekstra arbejde - det er en ekstra opmærksomhed på den kommunikation der alligevel foregår, der er meningen!

Guerilla-begrebet er hugget fra guerilla-marketing (http://www.gefuhlblog.dk/guerilla-marketing/), hvor det handler om at overraske på form og indhold og samtidig udnytte, at folk taler med folk. Guerilla-begrebet tager også udgangspunktet i det eventbaserede, dvs. at der ikke altid er tale om noget længerevarende, men derimod en her og nu-opmærksomhed. Tidsrammen er derfor sat til 3-4 uger i træk, hvor der sendes to-tre øvelser af sted om ugen.

Sparringspartnere & læringstjek:
De færdige øvelser blev sendt til udvalgte eksterne sparringspartnere, så øvelserne fik et ekstra tjek. Sparringspartnerne var: Lise Alsted Henriksen (DPU), Michael Kristiansson (lektor ved DB), Marianne Rathje (Dansk Sprognævn).

Derudover fulgte specialestuderende ved Biblioteksskolen Helle von Essen tre repræsentative medarbejdere gennem forløbet for at få noget feedback ud fra deres oplevelser og egne observationer, og for at få noget evaluering på Roskilde Biblioteks interne kommunikation.

Den litteratur Helle bl.a. har brugt er: John Fiske: Introduction to communication studies (1990), Niels Åkerstrøm Andersen: Legende magt (2008), Lars Qvortrup: Det hyperkomplekse samfund (2000). Dette bliver så suppleret af div. artikler fra www.kommunikationsforum.dk.

Indlæringstjek: I forbindelse med opbygningen af kampagnen blev der, udover de eksterne sparringspartnere, arbejdet med indlæringstjek på både auditivt, visuelt & kinæstetiskt niveau:

Auditivt: En præsentation rundt til hele organisationen. Ved fysisk at møde op på diverse afdelingsmøder og præsentere og fortælle om kampagnen skabes der en bevidsthed/ forventning om hvad der måtte komme. Her både hvordan den nogenlunde vil forløbe og hvorfor.

Visuelt: Der tænkes i at øvelserne også er visuelle i deres udtryk, når kampagnen skydes i gang.

Kinæstetisk: Et lidt sværere præmis, men det er her tanken at der skal ”kæles for detaljen”, så kampagnen og øvelserne er så tiltrækkende som muligt for så mange som muligt i organisationen.

Resultat af brainstorm omkring hvilke emner/problemstillinger øvelser kunne omhandle:
De 8 øvelser fokuserer på arbejdssituationer der er relevante for lige præcis Roskilde Bibliotekerne. De 8 øvelser blev bl.a. udvalgt fra resultat af brainstorm:

Mundtlig: Intern/ekstern /Elevatortale /Kropssprog /Rekvisitter /Mødeteknik /Mimik /Gestik

Skriftlig: Intern/ekstern /Typer af dokumenter /Blogtekst /Pressemeddelelse /Chat /Brev /Mail /Overskrift /Emnefelter /Korttekst

Refleksivt: Intern/ekstern /Videndeling /Læsning er også kommunikation /Krydssalg /Problemorientering /Pædagogiske evner /Brainstorm /Den gode historie /Mentorordning /Sælg en idé /Repræsentation

Øvelserne:

Præ-øvelse: "Find en makker!"

Øvelse 1: "En grimasse der kan passe?" 

Øvelse 2: "Vidste du i øvrigt?"

Øvelse 3: "Husk lige tandbørsten!"

Øvelse 4: "Ja, ja - godt ord igen!"

Øvelse 5: "Less is more" 

Øvelse 6: "Den gode historie"

Øvelse 7:  "Tavshed er guld"

Øvelse 8:  "Hvad vil du vide?"


Evaluering
Den kommunikerende kollega-kampagnen blev som nævnt udrullet som en masse-opmærksomhed i efteråret 2008. Målgruppen var alle medarbejdere i Roskilde Bibliotekernes organisation. I kampagner af den størrelsesorden vil man normalt iværksætte en evaluering umiddelbart afsluttet forløb, men i dette tilfælde er præmisserne lidt anderledes idet at effekten måske først er udtalt måneder efter kampagnens forløb.

For alligevel at sikre en feedback vil der i løbet af foråret 2009 være små opfølgende samtaler (læringscirkler) på afsnitsmøde-niveau. Og som tidligere nævnt, så vil specialestuderende Helle Von Essen også bidrage med resultatet af hendes speciale.

Videndeling:

Den kommunikerende kollega er en del af Roskilde Centralbiblioteks resultatkontrakt 2008 med Styrelsen for bibliotek og medier.

I forhold til kontrakten er Roskilde Bibliotekerne forpligtiget til at offentliggøre ovenstående ”manual” til brug for andre biblioteker i hele landet. Men vi kan så godt lide at dele, så alle andre organisationer, institutioner & virksomheder er velkomne til at bruge materialet under følgende Creative commons.

Venlig hilsen
Christine Bruun & Lunde Ljungberg
/CB-aktiviteter

Roskilde Bibliotekerne – Hvad vil du vide?