Behandling af personoplysninger

Databeskyttelsesforordningen er skærpet, og derfor skal vi informere dig om Roskilde bibliotekernes behandling af personoplysninger.

Bibliotekets formål er at udlåne materialer og yde andre services inden for rammerne af lov om biblioteksvirksomhed. Derfor behandler vi i Roskilde Bibliotekerne personoplysninger om dig som bruger af biblioteket. Det sker i forbindelse med en række services som f.eks. selvbetjeningsløsninger, vores hjemmeside og app ’Biblioteket’ samt den selvbetjente adgang til bibliotekerne uden for betjent åbningstid.

Roskilde Bibliotekerne er dataansvarlig for de personoplysninger om dig, som vi benytter i biblioteket. Formålet med behandlingen af personoplysninger er at tilbyde en række services iht. rammerne for Lov om biblioteksvirksomhed (Biblioteksloven).

Retsgrundlaget for vores behandling af personoplysninger er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c) om behandling, der er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, som påhviler den dataansvarlige og artikel 6, stk. 1, litra e) om behandling, der er nødvendig af hensyn til udførelse af en opgave i samfundets interesse.

Hvilke personoplysninger behandler vi?

Vi behandler personoplysninger om dig i kategorierne:

  • Personlig identifikation: cpr-nummer og lånerkortnummer
  • Adresseoplysninger: navn, navn på eventuel værge, adresse, postnummer, by, land, telefonnummer, e-mailadresse.
  • Administration af lån: tilhørsfilial, ferieperiode, interesseperiode, afhentningsfilial, lånte, reserverede og afleverede materialer, dine lister, herunder huskeliste, mellemværender med biblioteket og betaling af mellemværender, mellemværender sendt til inddrivelse, e-mails, sms’er og push-beskeder sendt til dig samt eventuel blokering af lån. 

Når du benytter Roskilde Bibliotekernes hjemmeside, roskildebib.dk, indsamler vi endvidere oplysninger om din IP-adresse, samt hvilke sider og funktioner på hjemmesiden, roskildebib.dk, du har klikket på. Disse oplysninger anonymiseres og benyttes af biblioteket til statistiske undersøgelser. 

Vi har fået navne og adresseoplysninger fra CPR-registret ud fra dit CPR-nummer. Har du navne- og adressebeskyttelse i CPR-registret, bliver dette respekteret i bibliotekets systemer. 

Hvorfor behandler vi personoplysninger?

Vi behandler personoplysningerne for at:

  • Administrere dine lån og reserveringer.
     
  • Give dig adgang til bibliotekets e-materialer. 
     
  • Sende dig information om aflevering og reserveringer.
     
  • Give dig adgang til at benytte biblioteket uden for betjent åbningstid.

Oplysningerne bliver også anvendt i Roskilde Kommunes videnskabelige og statistiske undersøgelser. Enhver offentliggørelse af resultat fra sådanne undersøgelser vil være fuldt anonymiseret. 

Hvad er frivilligt?

Det er frivilligt om du vil oprette dig som bruger hos Roskilde Bibliotekerne og benytte dig af bibliotekets tilbud, herunder benytte biblioteket udenfor betjent åbningstid, benytte bibliotekets hjemmeside roskildebib.dk, samt låne materialer og benytte bibliotekets eRessourcer. Såfremt du opretter dig som bruger er det er frivilligt om du vil oplyse Roskilde Bibliotekerne om dit telefonnummer og din email. Såfremt du ikke ønsker at oplyse hverken din email eller dit telefonnummer vil biblioteket ikke være i stand til at kontakte dig i forbindelse med påmindelser om aflevering, afhentning af reserverede materialer, og slettede reserveringer. Eventuelle regninger og saldoopgørelser vil dog blive sendt til din digitale postkasse. Det er endvidere frivilligt om du vil oprette lister via Roskilde Bibliotekernes hjemmeside roskildebib.dk ("Huskeliste," eller "Søgninger, jeg følger").

Opbevaring og videregivelse

Vi videregiver personoplysninger til andre offentlige myndigheder, herunder til andre biblioteker, når vi er berettigede eller forpligtede til det. Vi overdrager fx oplysninger til SKAT i forbindelse med inddrivelse af gebyrer og erstatning. Vi overlader endvidere personoplysninger til databehandlere, der på vores vegne behandler oplysningerne. 

De oplysninger vi har om dig, slettes automatisk, hvis du ikke har mellemværende eller været aktiv i tre år. Visse personoplysninger bliver automatisk slettet efter 30 dage. Det gælder oplysninger om afleverede materialer, betalte gebyrer, indholdet af beskeder sendt til dig og dine besøg på bibliotekerne uden for betjent åbningstid. Oplysninger om betalt erstatning bliver slettet efter ét år.

Oplysninger omkring betaling af mellemværender, herunder mellemværender sendt til Gældsstyrelsen, vil i henhold til ”Budget- og regnskabssystem for kommuner”, Social- og Indenrigsministeriet, blive opbevaret i 3 år fra udløbet af det regnskabsår, som regnskabsmaterialet vedrører, jf. lov om forældelse af fordringer og arkivlovgivningens regler om bevaring og kassation.  De 3 år regnes fra det tidspunkt, hvor kravet er indfriet eller på anden måde nedbragt til en saldo på kr. 0,00.

Dine rettigheder

Du har ret til at anmode om indsigt i oplysningerne vi har om dig. 

Du har ret til at anmode om berigtigelse eller sletning af oplysninger, og du kan også bede om en begrænsning af behandlingen af oplysningerne. Du skal dog være opmærksom på, at kommunen typisk er forpligtet til at gemme de oplysninger vi har noteret om dig, indtil den ovennævnte slettefrist indtræder. 

Den dataansvarlige er Roskilde Bibliotekerne, Dronning Margrethes Vej 14, 4000 Roskilde, som kan kontaktes på telefon 46315000 eller adm@roskilde.dk. Roskilde bibliotekerne er en afdeling under området By, Kultur og Miljø i Roskilde Kommune. Har du spørgsmål i forbindelse med Roskilde Bibliotekernes behandling af dine oplysninger, så kan du også kontakte Roskilde Kommunes databeskyttelsesrådgiver på mail dpo.roskilde@bechbruun.com.  

Du skal slutteligt vide at det er muligt at klage til Datatilsynet, https://www.datatilsynet.dk/ over behandlingen af personoplysningerne.